Integrasi Perjanjian Digital Jadi Kunci Efisiensi Operasional Perusahaan Enterprise

Ilustrasi(Mekari)

SEIRING bertumbuhnya perusahaan di Indonesia yang mengekspansi lini bisnis hingga anak perusahaan, volume dokumen dan perjanjian rutin berulang juga mengalami peningkatannya. Dokumen seperti purchase order, kontrak vendor, hingga berkas persetujuan internal kerap mengalami penundaan operasional akibat proses manual yang tersebar di email, spreadsheet, maupun platform terpisah.

Guna mengatasi hambatan tersebut, kebutuhan akan ekosistem yang saling terhubung antara Enterprise Resource Planning (ERP), HRIS, hingga sistem keuangan menjadi krusial. Proses tanda tangan digital kini dituntut untuk hadir sebagai bagian terintegrasi langsung di dalam sistem inti bisnis perusahaan, bukan sekadar aplikasi tambahan yang berdiri sendiri.

Merespons kebutuhan ini, hadir alur kerja digital agreement dari Mekari Sign yang menyatukan standardisasi, persiapan, eksekusi, hingga integrasi dokumen berskala besar. Sistem ini ditopang oleh empat kapabilitas utama, yakni Document Templates untuk standardisasi format, Bulk Upload untuk mengunggah berkas dalam jumlah banyak sekaligus, Bulk Signing untuk proses penandatanganan massal, serta Open API.

Melalui Open API, perusahaan dapat menyematkan fitur tanda tangan digital dan e-Meterai langsung ke dalam sistem internal yang sedang digunakan. Langkah ini menghilangkan tahapan manual seperti mencetak, mengekspor, atau mengunggah ulang dokumen secara terpisah.

"Seiring perusahaan bertumbuh, kompleksitas proses perjanjian mereka pun ikut bertambah. Perusahaan besar kini tidak lagi sekadar ingin menggantikan tanda tangan basah. Mereka membutuhkan setiap tahap perjanjian, dari persiapan hingga eksekusi, untuk bekerja sebagai bagian dari sistem yang sudah mereka gunakan menjalankan bisnis," ujar Suwandi Soh, Chief Executive Officer (CEO) Mekari.

"Keuntungan sesungguhnya bukan pada kecepatan tanda tangan, melainkan pada hilangnya kebutuhan untuk bekerja di luar sistem demi mencapai hal itu. Lewat API, seluruh kapabilitas Mekari Sign, mulai dari tanda tangan digital sampai e-Meterai, bisa langsung tersambung ke sistem yang sudah dijalankan perusahaan," lanjutnya.

Pemanfaatan alur kerja digital ini membawa pemangkasan waktu yang signifikan. Salah satu anak perusahaan BUMN dengan proyek tersebar di berbagai wilayah Indonesia berhasil memangkas proses pemindahan dan pengesahan dokumen dari 3-7 hari menjadi hanya 1 hari untuk sekitar 3.000 dokumen per bulan. Dampak serupa dialami oleh grup bisnis F&B beranggotaan 500 karyawan lebih, di mana pembaruan kontrak kerja yang biasanya memakan waktu hingga dua minggu kini diselesaikan dalam hitungan menit lewat Bulk Signing.

"Klien-klien kami tidak menandatangani dokumen satu per satu. Mereka mengelola ratusan bahkan ribuan perjanjian berulang setiap bulan, di berbagai tim yang masing-masing punya tahap persetujuannya sendiri," kata Nishabella, Head of Business Operations Mekari Sign.

Di samping efisiensi, aspek keamanan dan kepatuhan hukum tetap menjadi prioritas utama bagi segmen enterprise. Penyediaan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi PSrE oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), e-Meterai resmi PERURI, serta sertifikasi ISO 27001 menjadi standar wajib.

Sebagai wujud penguatan perlindungan data pribadi, induk perusahaan juga telah menyelesaikan audit sertifikasi ISO/IEC 27701 Privacy Information Management System (PIMS) tanpa nonkonformitas (zero non-conformity). Capaian ini sejalan dengan implementasi Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP No. 27 Tahun 2022) di Indonesia. (Z-2)